Requisitos y soluciones para autónomos
¿Qué es Verifactu y por qué te afecta como autónomo?
Si eres autónomo, debes estar al tanto del nuevo reglamento Verifactu que entrará en vigor en 2025. Este reglamento supone un cambio importante en la forma de gestionar tu facturación, y es fundamental entender cómo te afecta.
Verifactu tiene una doble naturaleza:
- Como reglamento: Establece requisitos obligatorios para todos los programas de facturación que operan en España (excepto en País Vasco y Navarra, que tienen su propia regulación).
- Como sistema: Ofrece un mecanismo voluntario para remitir tus facturas de venta directamente a la Agencia Tributaria.
El objetivo principal de Verifactu es combatir el fraude fiscal, evitando prácticas como llevar contabilidades paralelas o eliminar facturas sin dejar rastro.
Los 4 requisitos esenciales que debe cumplir tu software Verifactu
Aunque la responsabilidad de cumplir con Verifactu recae principalmente en los proveedores de software, como autónomo debes conocer estos requisitos para elegir correctamente tu programa de facturación:
1. Integridad e inalterabilidad
Una vez creada y registrada una factura, no podrás modificarla sin que el sistema detecte y registre estos cambios.
2. Trazabilidad
Desde la creación hasta la finalización de una factura, todos los datos introducidos o modificados deben quedar fechados.
3. Conservación, accesibilidad y legibilidad
Tu software debe conservar tus facturas durante al menos 4 años, y estas deben ser accesibles y legibles tanto para Hacienda como para tus clientes durante ese periodo.
4. Registro de eventos
El sistema debe mantener un «historial de actividad» que registre todas tus acciones en el software, permitiendo detectar errores o manipulaciones.
6 características adicionales que tu programa debe incluir
Además de los requisitos básicos, tu software Verifactu debe incorporar estas funcionalidades:
- Código QR en facturas: Todas las facturas incluirán un código QR con información esencial: NIF del emisor, número de factura, fecha de emisión e importe total. En facturas electrónicas, este código se sustituirá por una URL.
- Compatibilidad con factura electrónica B2B: Tu software debe estar preparado para la facturación electrónica entre empresas y autónomos, que será obligatoria previsiblemente en 2027.
- Huella digital (hash): Esta funciona como una «huella dactilar» de tus registros, garantizando que cualquier modificación quede registrada.
- Firma electrónica: Al crear o anular facturas, deberás firmarlas electrónicamente para certificar tu autoría.
- Protección de datos: El software debe cumplir con la normativa de protección de datos personales, garantizando la confidencialidad de la información de tus clientes.
- Opción de remisión a la AEAT: El programa debe ofrecerte la posibilidad de enviar automáticamente tus facturas a Hacienda si así lo deseas (aunque esto es voluntario).
¿Excel y Word pueden ser software Verifactu?
Esta es una pregunta frecuente entre autónomos que siguen utilizando estas herramientas para su facturación. La respuesta depende de cómo las utilices:
- Si solo las usas como soporte para introducir facturas e imprimirlas (como una simple plantilla), pueden considerarse facturación manual y no estarían sujetas al reglamento.
- Sin embargo, si reutilizas la información para calcular impuestos, generar informes o exportar datos, entonces sí se consideran sistemas informáticos de facturación y deben cumplir con Verifactu.
Recomendación: Para facturar con regularidad como autónomo, es preferible optar por un software específico que cumpla con Verifactu, en lugar de intentar adaptar Excel o Word.
La prueba del algodón: la declaración responsable
Para verificar que un software cumple con Verifactu, debes solicitar al proveedor la declaración responsable que lo certifica. Este documento debe titularse «DECLARACIÓN RESPONSABLE DEL SISTEMA INFORMÁTICO DE FACTURACIÓN» e incluir:
- Datos del fabricante (nombre/razón social, NIF, dirección)
- Fecha y lugar de la firma
- Nombre del programa
- Descripción de funcionalidades
- Versión del software
Esta declaración es tu principal garantía, ya que si utilizas un software debidamente certificado, no tendrás responsabilidad en caso de que el programa incumpla algún requisito. La responsabilidad recaerá en el fabricante, protegiéndote de posibles sanciones (que pueden llegar a un mínimo de 50.000€).
Opciones para cumplir con Verifactu
Tienes principalmente dos alternativas:
- El sistema público gratuito que está desarrollando la Agencia Tributaria.
- Un sistema privado, ya sea gratuito o de pago.
Limitaciones de las opciones gratuitas:
- Soportan un volumen reducido de facturación
- Ofrecen poco o ningún soporte técnico
- No incluyen asesoramiento en facturación, contabilidad o impuestos
- Carecen de funcionalidades adicionales como contabilidad de gastos deducibles o presentación de impuestos
Aunque Verifactu te afectará en 2026 y la factura electrónica B2B en 2027, es recomendable anticiparse para adaptarte gradualmente a estos cambios y aprovechar las ayudas disponibles.
Verifactu representa un cambio significativo en la gestión de la facturación para autónomos. Aunque puede parecer complejo al principio, contar con un software adecuado te facilitará enormemente el cumplimiento de esta normativa.
Si quieres evitar preocupaciones, lo más recomendable es optar por un programa de facturación certificado que te ofrezca todas las garantías necesarias.
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